A redação das comunicações oficiais deve, antes de tudo, seguir preceitos como impessoalidade, formalidade, padronização, concisão e clareza. Além disso, há características específicas de cada tipo de expediente.
a) Mensagens enviadas por correio eletrônico, usadas comumente nos dias atuais como comunicações oficiais, também devem seguir a estrutura prefixada para textos oficiais.
b) O ofício e o aviso têm em comum a diagramação do padrão ofício e o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública.
c) O memorando constitui a forma de comunicação entre unidades administrativas equivalentes de diferentes órgãos.
d) Uma das finalidades da exposição de motivos é submeter determinado assunto à consideração de um ministro de Estado.
e) As mensagens devem sempre conter vocativo, texto, local e data e identificação do signatário.